Leidinggevenden betrek je bij een Microsoft 365 training door hen niet als gewone deelnemers te behandelen, maar als strategische sleutelfiguren met een eigen rol in het adoptieproces. Dat betekent: sessies die aansluiten op hun verantwoordelijkheden, een duidelijk antwoord geven op “wat levert dit mij op”, en hen actief inzetten als rolmodel voor hun team. Hieronder werken we de meest gestelde vragen over dit thema uit, van de eerste drempels tot de borging na de livegang.
Waarom haken leidinggevenden zo vaak af bij trainingen?
Leidinggevenden haken af bij trainingen omdat de inhoud niet aansluit op hun dagelijkse realiteit. Een standaard Microsoft 365 training is gericht op het aanleren van functies en knoppen, terwijl een manager vooral wil weten hoe hij zijn team beter kan laten samenwerken, hoe hij zicht houdt op de voortgang en hoe hij zelf effectiever werkt. Als die vertaalslag ontbreekt, voelt een training als tijdverlies.
Daarbovenop speelt de agendadruk. Leidinggevenden plannen trainingen structureel lager in dan operationele verplichtingen. Dat is geen onwil, maar een prioriteitskwestie. Een halve dag in een trainingsruimte zitten voor generieke uitleg over Teams of SharePoint haalt het simpelweg niet in vergelijking met een afdelingsoverleg of een klantafspraak.
Een derde factor is het gebrek aan zichtbaar nut op korte termijn. Als een leidinggevende na de training niet direct iets anders doet of besluit, was de investering in zijn of haar ogen niet de moeite waard. Trainingen die geen concrete gedragsverandering uitlokken, worden snel vergeten. Dit is precies waarom de aanpak van ThemaTeam vertrekt vanuit de vraag “wat heb jij hier zelf aan?” in plaats van “hoe werkt de software?”
Welke rol spelen leidinggevenden in een Microsoft 365 adoptietraject?
Leidinggevenden vervullen in een Microsoft 365 adoptietraject drie cruciale rollen: zij zijn rolmodel, beslisser en versterker. Als een manager zelf Teams gebruikt voor overleggen, SharePoint inzet voor documentdeling en verwacht dat zijn team dat ook doet, volgt het team. Omgekeerd: als de leidinggevende zijn oude gewoontes behoudt, geeft dat impliciet toestemming aan het team om hetzelfde te doen.
Als beslisser bepaalt de leidinggevende welke werkafspraken er gelden op afdelingsniveau. Welke kanalen gebruiken we? Hoe gaan we om met vergaderverzoeken? Wanneer sturen we een chat en wanneer een e-mail? Zonder die kaders werken medewerkers ieder op hun eigen manier, wat leidt tot wildgroei en frustratie. Een Microsoft 365 traject dat leidinggevenden hierin niet meeneemt, mist daarmee zijn belangrijkste hefboom.
Als versterker zorgt de leidinggevende ervoor dat wat in een training is geleerd ook daadwerkelijk wordt toegepast. Dat kan door het onderwerp te benoemen in teamoverleggen, door zelf vragen te stellen over hoe iemand iets heeft aangepakt in Teams, of door nieuwe medewerkers actief te introduceren in de digitale werkafspraken van het team.
Hoe maak je een Microsoft 365 training relevant voor managers?
Een Microsoft 365 training wordt relevant voor managers door te vertrekken vanuit hun specifieke werkcontext: teamaansturing, rapportage, besluitvorming en communicatie. Niet de techniek staat centraal, maar de vraag hoe digitale tools die taken eenvoudiger en transparanter maken. Concrete scenario’s uit de eigen organisatie werken daarbij beter dan generieke voorbeelden.
Praktisch betekent dit dat een sessie voor leidinggevenden andere accenten legt dan een reguliere medewerkerstraining. Denk aan:
- Hoe gebruik je Teams als leidinggevende om je team op afstand goed te begeleiden?
- Hoe stel je werkafspraken op voor je afdeling rond digitale communicatie?
- Hoe gebruik je Microsoft 365 om zicht te houden op voortgang zonder micromanagement?
- Wat zijn de mogelijkheden van Microsoft Copilot bij het voorbereiden van vergaderingen of het samenvatten van documenten?
Door Copilot-training en AI-toepassingen te koppelen aan taken die leidinggevenden al doen, zoals het lezen van rapporten, het bijhouden van actielijsten of het voorbereiden van functioneringsgesprekken, wordt de meerwaarde direct zichtbaar. Dat is de kern van een aanpak die gedragsverandering nastreeft in plaats van technische kennisoverdracht.
Wat is het verschil tussen een leidinggevenden-sessie en een reguliere training?
Een leidinggevenden-sessie verschilt van een reguliere Microsoft 365 training in doel, inhoud en format. Waar een reguliere training medewerkers leert hoe ze de digitale werkplek gebruiken, leert een leidinggevenden-sessie managers hoe ze hun team begeleiden in dat gebruik. Het gaat dus niet alleen om persoonlijke digitale vaardigheden, maar ook om leiderschap in digitale verandering.
In format is een leidinggevenden-sessie doorgaans korter en scherper. Twee uur met directe toepasbaarheid werkt beter dan een halve dag met brede inhoud. De groep is kleiner, de discussie is meer strategisch van aard, en er is ruimte voor uitwisseling over wat werkt en wat niet binnen de eigen afdeling.
Inhoudelijk bevat een leidinggevenden-sessie elementen die in een reguliere training niet thuishoren: hoe je als manager een cultuur van digitale samenwerking stimuleert, hoe je omgaat met medewerkers die achterblijven in digitale vaardigheden, en hoe je zelf het goede voorbeeld geeft zonder dat het geforceerd voelt. Via de DigiFris aanpak wordt dit soort begeleiding structureel ingebed, zodat leidinggevenden niet alleen worden getraind, maar ook doorlopend worden ondersteund.
Wanneer in een adoptietraject betrek je leidinggevenden het best?
Leidinggevenden betrek je het best zo vroeg mogelijk in een adoptietraject, bij voorkeur al in de fase voor de uitrol. Als zij pas worden aangehaakt nadat medewerkers al getraind zijn, missen ze de context om hun rol als rolmodel en versterker goed in te vullen. Vroege betrokkenheid zorgt ervoor dat zij de verandering mede kunnen dragen in plaats van achteraf te moeten bijspringen.
In de praktijk zijn er drie momenten waarop de betrokkenheid van leidinggevenden cruciaal is:
- Voor de uitrol: Leidinggevenden informeren over de aanpak, de verwachte weerstand en hun eigen rol. Dit is ook het moment om werkafspraken te formuleren die zij met hun team kunnen bespreken.
- Rondom de livegang: Een gerichte sessie waarin zij zelf de tools leren kennen en oefenen met de scenario’s die voor hun team relevant zijn.
- Na de livegang: Korte check-ins of updates over hoe het gebruik zich ontwikkelt, zodat zij kunnen bijsturen waar nodig.
Een adoptietraject dat leidinggevenden alleen bij de livegang betrekt, mist de opbouw die nodig is voor blijvende gedragsverandering. De digitale werkplek werkt alleen als de mensen die de toon zetten, er zelf volledig in geloven en dat ook uitstralen.
Hoe houd je leidinggevenden betrokken na de livegang?
Leidinggevenden betrokken houden na de livegang vraagt om een structurele aanpak die verder gaat dan een eenmalige training. Korte, regelmatige updates over adoptiecijfers, concrete tips die zij direct met hun team kunnen delen, en een laagdrempelig aanspreekpunt voor vragen zijn daarvoor de meest effectieve middelen. Betrokkenheid na de livegang is geen vanzelfsprekendheid, maar moet worden ingericht.
Een veelgemaakte fout is dat de aandacht na de uitrol volledig verschuift naar medewerkers, terwijl leidinggevenden worden losgelaten. Het gevolg is dat zij terugvallen in oude gewoontes, en daarmee hun team impliciet toestemming geven om hetzelfde te doen. Dat is een van de belangrijkste redenen waarom digitale adoptie na de livegang wegzakt.
Wat wel werkt, is leidinggevenden periodiek voorzien van informatie die voor hen persoonlijk relevant is. Niet een nieuwsbrief vol functies, maar concrete inzichten: welke tools worden in hun afdeling weinig gebruikt, welke nieuwe Copilot-mogelijkheden zijn er beschikbaar, en hoe kunnen zij dat gesprek aangaan met hun team. De DigiFris service van ThemaTeam is precies op dit principe gebouwd: doorlopende adoptieondersteuning die kennis actueel houdt en terugval voorkomt, aangeboden als flexibele maandelijkse service.
Wil je weten hoe ThemaTeam leidinggevenden in jouw organisatie structureel kan betrekken bij een Microsoft 365 adoptietraject? Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek wat er mogelijk is.
